Mitarbeiterin / Mitarbeiter Veranstaltungskoordination (m/w/d)

Die Generaldirektion Kulturelles Erbe Rheinland-Pfalz (GDKE) stellt zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n Mitarbeiter/in

Veranstaltungskoordination (m/w/d) befristet bis zum 31.12.2024 in Vollzeit ein. Dienstort ist Mainz. Bei Vorliegen der tariflichen Voraussetzungen ist eine Eingruppierung bis E 8 TV-L möglich.

Die Generaldirektion Kulturelles Erbe Rheinland-Pfalz (GDKE) ist als obere Landesbehörde unmittelbar dem Ministerium für Wissenschaft, Weiterbildung und Kultur nachgeordnet und vereint sechs Direktionen und mehrere Stabsstellen für zentrale Verwaltungs-, Marketing- und Bauaufgaben unter einem Dach.

Das Landesmuseum Mainz im ehemaligen kurfürstlichen Marstall beherbergt eine der bedeutendsten kunst- und kulturgeschichtlichen Sammlungen des Landes und ist eines der ältesten Museen in Deutschland. Seine Exponate reichen von den Anfängen der Kultur bis zur Kunst der Gegenwart. Zwischen 2004 und 2010 wurde das Museum grundlegend saniert und modernisiert und im März 2010 wieder eröffnet.

Das Landesmuseum Mainz ist Ort einer großen Anzahl an Veranstaltungen, sowohl eigener als auch externer Veranstalter. Seit Mai 2016 tagt der rheinland-pfälzische Landtag im Museum und lädt zu zahlreichen Veranstaltungen ein. Seit November 2019 finden zudem die Sitzungen des Mainzer Stadtrates im Museum und begleitend zusätzliche Veranstaltungen statt.

Als zentrale/r Ansprechpartner/in für den Bereich Veranstaltung sind Sie direkt der Direktionsleitung nachgeordnet und nehmen insbesondere folgende interessanten Aufgaben wahr:

  • Fortschreibung und Optimierung der Ablauf- und Betriebsstrukturen im Veranstaltungsbereich mit Handlungsanweisungen und Berichtswesen sowie der Struktur für die direktionsinterne und externe Kommunikation insbesondere mit dem Sachgebiet Marketing, dem Landtag, der Stadt Mainz, internen und externen Kooperationspartnern, Fremddienstleistern
  • Koordination und Organisation von eigenen und Fremdveranstaltungen im Landesmuseum Mainz, insbesondere mit den Kooperationspartnern und Dritten
  • Personaleinsatzsteuerung der nachgeordneten Mitarbeiter/innen
  • Beauftragung und Abnahme von Beschaffungen und Dienstleistungen sowie sachliche Prüfung der Rechnungen im Zuständigkeitsbereich (z.B. Medien- und Veranstaltungstechnik, Reinigungsleistungen, Aufsichtsdienstleistungen)
  • Sicherstellung der internen Kommunikation mit Mitarbeitern, des Informationsaustausches mit den anderen Fachbereichen der Direktion Landesmuseum Mainz sowie zentrale/r Ansprechpartner/in (Schnittstelle) für den Landtag, interne und externe Kooperationspartner und Dritte (z.B. Fremdveranstalter)
  • Beratung der Veranstalter bei der organisatorischen und technischen Planung von Veranstaltungen
  • Übergabe von Räumen und Durchführung von Raumabnahmen, einschl. Dokumentation
  • Beratung und Betreuung von Kunden bei der Umsetzung von Veranstaltungen
  • Vorbereitung von Gestattungs- und Mietverträgen sowie Ausstellung der notwendigen Erlaubnisse
  • Protokollführung der Veranstaltungsbesprechungen
  • Disposition der Veranstaltungen in Verbindung mit dem technischen Dienst bzgl. Auf- und Abbau bzw. Veranstaltungstechnik sowie aktive Mitarbeit beim Auf- und Abbau
  • zentrale/r Ansprechpartner/in (Schnittstellenfunktion) für das Sachgebiet Marketing
  • Mitarbeit bei der Organisation und Betreuung der Projekte im Landesmuseum Mainz
  • Unterstützung bei der Durchführung von Presseterminen
  • Pflege des Veranstaltungskalenders

Für die Wahrnehmung dieser Aufgaben erwarten wir folgende Qualifikationen:

  • eine abgeschlossene Ausbildung zur/zum Veranstaltungskauffrau/Veranstaltungskaufmann oder eine vergleichbare Qualifikation
  • mehrjährige Erfahrung in der praktischen Betreuung von Veranstaltungen sowie ein Zertifikat als sachkundige Aufsichtsperson in Versammlungsstätten oder nachgewiesene Kenntnisse der VStättVO sind erforderlich
  • körperliche Belastbarkeit, Engagement und hohe Einsatzfähigkeit
  • gutes sprachliches und schriftliches Ausdrucksvermögen
  • kompetentes, freundliches und serviceorientiertes Auftreten
  • Sozialkompetenz, Konfliktfähigkeit und Teamfähigkeit sowie ausgeprägte Bereitschaft zur Kommunikation im Interesse einer effektiven Aufgabenerledigung
  • Zuverlässigkeit, zeitliche Flexibilität und Organisationstalent
  • regelmäßige Dienste an Wochenend- und Feiertagen sowie im Rahmen von Veranstaltungen auch in den Abend- und Nachtstunden
  • umfangreiche Anwenderkenntnisse von Microsoft Office, Outlook, Projektmanagement sind erforderlich
  • neben technischem Grundverständnis erwarten wir Erfahrungen im Aufbau und Bedienung von Medien-, Präsentations- und Veranstaltungstechnik

Die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit beträgt 39 Stunden. Die Stelle ist nicht Teilzeit geeignet.

Im Rahmen des Landesgleichstellungsgesetzes streben wir eine Erhöhung des Frauenanteils an und sind an Bewerbungen von Frauen besonders interessiert. Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei entsprechender Eignung vorrangig berücksichtigt.

Ihre schriftliche Bewerbung mit aussagekräftigen und vollständigen Unterlagen in Kopie senden Sie bitte unter der Angabe der Kennziffer 04/2020 bis zum 26.02.2020 an:

Generaldirektion Kulturelles Erbe Rheinland-Pfalz
Stabsstelle Zentrale Verwaltung und Marketing
Sachgebiet Personal
Festung Ehrenbreitstein, 56077 Koblenz

oder an

bewerbung(at)gdke.rlp.de

Wir bitten, Bewerbungsunterlagen nicht in Mappen oder Hüllen und auch nur als unbeglaubigte Kopien vorzulegen, da die Unterlagen nicht zurückgesandt werden; sie werden nach Abschluss des Verfahrens vernichtet. Wünschen Sie die Rücksendung Ihrer Unterlagen, bitten wir einen ausreichend frankierten Rückumschlag beizufügen. Sofern Sie Ihre Bewerbung per E-Mail zusenden, bitten wir alle Bewerbungsunterlagen in einer PDF-Datei mit einer Dateigröße von bis zu 5 Megabyte zu übermitteln.

Weitere Informationen über die GDKE Rheinland-Pfalz finden Sie auf der Internetpräsenz: www.gdke.rlp.de