Mitarbeiterin / Mitarbeiter im Vorzimmer (m/w/d)

In der Generaldirektion Kulturelles Erbe Rheinland-Pfalz (GDKE) - Direktion Landesmuseum Mainz ist zum 1.1.2021 die Stelle

einer Mitarbeiterin / eines Mitarbeiters im Vorzimmer (m/w/d) in Vollzeit unbefristet zu besetzen. Dienstort ist Mainz. Die Vergütung erfolgt nach Entgeltgruppe E 5 TV-L.

Die Generaldirektion Kulturelles Erbe Rheinland-Pfalz (GDKE) ist eine moderne und bürgernahe Kultureinrichtung des Landes, die als obere Landesbehörde unmittelbar dem Ministerium für Wissenschaft, Weiterbildung und Kultur nachgeordnet ist. Sie vereint die Direktionen Landesmuseum Mainz, Rheinisches Landesmuseum Trier, Landesmuseum Koblenz, Landesdenkmalpflege, Landesarchäologie und die Direktion Burgen, Schlösser, Altertümer (B.S.A.) sowie Stabsstellen für zentrale Verwaltungs-, Marketing- und Bauaufgaben unter einem Dach.

Das Landesmuseum Mainz im ehemaligen kurfürstlichen Marstall beherbergt eine der bedeutendsten kunst- und kulturgeschichtlichen Sammlungen des Landes und ist das kulturhistorische Museum in Rheinland-Pfalz. Seine Exponate reichen von den Anfängen der Kultur bis zur Kunst der Gegenwart. Derzeit präsentiert das Landesmuseum Mainz die große Landesausstellung „Die Kaiser und die Säulen ihrer Macht!“.

Das Landesmuseum Mainz ist Ort einer großen Anzahl an Veranstaltungen, sowohl eigener als auch externer Veranstalter. Seit Mai 2016 tagt der rheinland-pfälzische Landtag im Museum und lädt zu zahlreichen Veranstaltungen ein. Seit November 2019 finden zudem die Sitzungen des Mainzer Stadtrates im Museum und begleitend zusätzliche Veranstaltungen statt.

Als Mitarbeiter/in (m/w/d) im Vorzimmer der Direktionsleitung nehmen Sie insbesondere die folgenden Aufgaben wahr:

  • Bearbeitung der Eingangs- und Ausgangspost sowie von elektronischen Funktionspostfächern, einschl. der Bearbeitung von Anfragen und internen Weiterleitung
  • Telefonzentrale sowie Empfang und Bewirtung von Gästen
  • Führung des Terminkalenders der Direktionsleitung sowie des Anwesenheitskalenders der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
  • Führung der Wiedervorlage und Registratur sowie der analogen und digitalen Ablage
  • Erstellung von Schriftstücken nach Vorgaben der Direktionsleitung
  • Pflege und Fortschreibung der Adressverteiler
  • Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Besprechungen und Pressekonferenzen (inkl. Bewirtung) sowie Mitarbeit bei der Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen am Standort Mainz
  • gelegentliches Führen von Besprechungsprotokollen
  • gelegentlich Internetrecherchen für die Direktion
  • Ansprechpartner/in der Reinigungsdienstleister im Verwaltungsbereich
  • Pflege und Fortschreibung der Mitgliederdatenbank des Vereins der Freunde des Landesmuseums Mainz
  • im Vertretungsfall Mitarbeit im Bereich Leihverkehr

Für diese Aufgaben erwarten wir folgende Qualifikationen:

  • abgeschlossene Berufsausbildung in einem Sekretariatsberuf oder vergleichbare Kenntnisse und Erfahrungen
  • einschlägige mehrjährige Berufserfahrung
  • ausgeprägtes Organisationsvermögen und selbständiges Arbeiten
  • versierter Umgang mit MS-Office (Word, Excel, Outlook) und der einschlägigen Bürokommunikationstechnik
  • gutes sprachliches und schriftliches Ausdrucksvermögen
  • kompetentes, freundliches und serviceorientiertes Auftreten
  • hohe Belastbarkeit und Zuverlässigkeit
  • Konfliktfähigkeit und Teamfähigkeit
  • Fremdsprachenkenntnisse in Englisch sind wünschenswert
  • flexible Einsatzfähigkeit auch an Wochenenden und Abenden im Rahmen der Betreuung von Veranstaltungen

Die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit beträgt 39 Stunden. Die Stelle ist nicht Teilzeit geeignet.

Im Rahmen des Landesgleichstellungsgesetzes streben wir eine Erhöhung des Frauenanteils an und sind an Bewerbungen von Frauen besonders interessiert. Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei entsprechender Eignung vorrangig berücksichtigt.

Ihre schriftliche Bewerbung mit aussagekräftigen und vollständigen Unterlagen in Kopie senden Sie bitte unter der Angabe der Kennziffer 21/2020 bis zum 28.10.2020 an:

Generaldirektion Kulturelles Erbe Rheinland-Pfalz
Stabsstelle Zentrale Verwaltung und Marketing
Sachgebiet Personal
Festung Ehrenbreitstein, 56077 Koblenz

oder

bewerbung(at)gdke.rlp.de

Wir bitten, Bewerbungsunterlagen nicht in Mappen oder Hüllen und auch nur als unbeglaubigte Kopien vorzulegen, da die Unterlagen nicht zurückgesandt werden; sie werden nach Abschluss des Verfahrens vernichtet. Wünschen Sie die Rücksendung Ihrer Unterlagen, bitten wir einen ausreichend frankierten Rückumschlag beizufügen. Sofern Sie Ihre Bewerbung per E-Mail zusenden, bitten wir alle Bewerbungsunterlagen in einer PDF-Datei mit einer Dateigröße von bis zu 5 Megabyte zu übermitteln.

Weitere Informationen über die GDKE Rheinland-Pfalz finden Sie auf der Internetpräsenz: www.gdke.rlp.de